Standar Operasional Penyelenggaraan KKG/MGMP
Standar Operasional

KANGJO.NET. STANDAR OPERASIONAL PENYELENGGARAAN KKG/MGMP

 

A. Standar Operasional Organisasi

1. 1. Mekanisme Pembentukan Pengurus KKG/MGMP

Pembentukan pengurus KKG dilaksanakan dalam langkah-langkah berikut:

1. 1. 1. Dinas Pendidikan Kabupaten mengundang pengurus MKKS untuk merencanakan pembentukan kembali pengurus KKG/MGMP yang masa baktinya sudah habis (bagi pengurus KKG dan MGMP yang

belum habis masa baktinya tidak perlu diadakan pembentukan dan pemilihan pengurus baru).

1. 1. 2. MKKS mengundang para pengurus KKG/MGMP untuk merencanakan pembentukan kembali pengurus KKG/MGMP.
      3. Para pengurus KKG/MGMP mengundang seluruh anggota untuk mengadakan rapat anggota dalam rangka pembentukan kembali pengurus KKG/MGMP.
      4. Rapat anggota KKG/MGMP membentuk formatur pengurus
      5. Formatur terpilih membentuk pengurus KKG/MGMP. Pada umumnya Pengurus KKG dan MGMP terdiri dari : Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Bidang–bidang, Contoh Struktur Pengurus KKG/MGMP terdapat dalam lampiran 1
      6. Susunan pengurus diserahkan oleh tim formatur untuk syahkan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan diketahui oleh ketua MKKS/MGMP.
      7. Pengurus KKG/MGMP yang terbentuk menyusun AD/ART.

 

 

2. Penyusunan Anggaran Dasar (AD)

Penyusunan AD dilaksankan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. 1. 1. Menentukan mukadimah
      2. Menentukan nama dan dasar pendirian
      3. Menentukan kedudukan, sifat, dan tujuan
      4. Menentukan organisasi
         • Struktur, Susunan dan Fungsi Organisasi
         • Hak dan Kewajiban Pengurus
      5. Menentukan masa kepengurusan dan pemilihan pengurus
      6. Menentukan Keanggotaan
      7. Menentukan Program

Contoh Anggaran Dasar KKG/MGMP terdapat dalam lampiran 2.

 

 

3. Rekrutmen-Ulang Anggota

Rekrutmen-ulang anggota KKG/MGMP mengikuti langkah-langkah berikut:

1. 1. 1. Menentukan persyaratan anggota, termasuk persyaratan tambahan yang berasal dari peraturan-terbaru pemerintah.

Contoh :

• • • • Anggota KKG harus berasal dari guru kelas, guru penjaskes, dan guru agama pada SD /MI baik negeri maupun swasta.
      • Anggota MGMP harus berasal dari guru mata pelajaran sejenis di SMP/MTs, SMA/MA, SMK/MAK, SLB/MLB.
      • Anggota KKG/MGMP harus guru yang masih aktif dan mengajar 24 jam per minggu.
    • Melakukan pendaftaran-ulang anggota KKG/MGMP, yaitu melalui mekanisme:
      • Pengurus KKG/MGMP menyediakan formulir anggota.
      • Pengurus KKG/MGMP membagikan formulir ke calon anggota.
      • Calon anggota mengirimkan kembali formulir kepada pengurus.
      • Pengurus membuat surat keputusan tentang keanggotaan KKG/MGMP ditembuskan kepada MKKS dan Dinas Pendidikan kabupaten/kota.
      • Pengurus membuat kartu anggota.

B. Standar Operasional Penyusunan Program

Prosedur penyusunan program kegiatan KKG/MGMP mengikuti diagram alir seperti Gambar 1 di bawah ini.

Diagram Alir	Pelaksana	Uraian Kegiatan
Mulai     SWOT       Brainstorming               Penyusunan draft awal program       Pembahasan program       Revisi program           Tidak   OK     Finalisasi program         Selesai	Pengurus dan Anggota     Pengurus dan Anggota               Tim Khusus       Pengurus dan Anggota, Kepala Sekolah, dan Pengawas Sekolah. Tim Khusus     Pengurus dan Anggota, Kepala Sekolah, dan Pengawas Sekolah	Melakukan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapai KKG/MGMP Melakukan diskusi: Menentukan akar masalah. Menyusun alternatif pemecahan masalah. Menentukan program sesuai skala prioritas. Menunjuk anggota tim khusus Menjelaskan tugas dan jadwal kerja tim khusus Menyusun outline draft program Menyusun draft awal program berdasarkan analisis SWOT dan skala prioritas Menyimak paparan draft awal program Memberi tanggapan Menindak lanjuti   Melakukan perbaikan draft sesuai dengan masukan dalam pembahasan Bila draft disetujui dalam rapat pleno, pengurus memutuskan bahwa draft tersebut dapat di finalisasi Bila draft tidak disetujui dalam rapat pleno, draft dibahas ulang dan dilakukan revisi sesuai rekomendasi
	Tim khusus, KKKS/ MKKS	Tim khusus melakukan perbaikan teknis penulisan naskah program kegiatan KKG/MGMP dan menyusun kerangka acuan kerja. Pengesahan oleh KKKS/MKKS

 

Gambar 1. Diagram alir penyusunan program KKG/MGMP

C. Standar Operasional SDM

 

1. Prosedur operasional penentuan narasumber yang bersifat temporer mengikuti langkah-langkah berikut:
   1. Pengurus mengidentifikasi kompetensi yang akan dikembangkan
   2. Pengurus    mengidentifikasi    nara sumber        yang                       sesuai dengan kebutuhan
   3. Pengurus      menghubungi narasumber  disertai                dengan             surat permohonan dan proposal kegiatan.
   4. Meminta narasumber untuk menyiapkan materi dan media
2. Prosedur operasional penentuan instruktur/guru-inti/pendamping (yang bersifat tetap) mengikuti langkah-langkah berikut:
   1. Pengurus mengidentifikasi kompetensi yang akan dikembangkan.
   2. Pengurus     mengidentifikasi instruktur/guru-inti/pendamping yang sesuai dengan kebutuhan.
   3. Pengurus menunjuk instruktur/guru-inti/pendamping disertai dengan surat tugas dan proposal kegiatan.
   4. Meminta instruktur/guru-inti/pendamping untuk menyiapkan materi dan media.

 

D. Standar Operasional Sarana dan Prasarana

Prosedur operasional      penyediaan sarana dan prasarana KKG/MGMP mengikuti diagram alir dalam Gambar 2 dan 3 berikut ini.

 

Uraian

Pelaksana

Diagram Alir

 

 

Mulai

Persiapan kegiatan tahunan

Disetujui?

Tida

Ya

Selesai

Menggunakan gedung

Pengurus dan anggota

Menerima persetujuan penggunaan gedung/ ruangan

Pengurus

Mengeluarkan Keputusan persetujuan penggunaan gedung/ ruangan

Kepala Sekolah dan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota k

Mengajukan permohonan penggunaan gedung untuk kegiatan rutin KKG/MGMP kepada Kepala Sekolah dan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

Pengurus

Menentukan sekolah/gedung tempat kegiatan KKG/MGMP

Pengurus

Melakukan persiapan kegiatan tahunan KKG/MGMP

Pengurus

Penggunaan gedung

Persetujuan penggunaan gedung

Permohonan penggunaan gedung

Penentuan Gedung/Ru- angan yang diperlukan

 

 

Gambar 2. Diagram Alir Operasional Penyediaan Prasarana KKG/MGMP

 

 

 

 

 

 

 

Diagram Alir

Pelaksana

Uraian

Mulai

Persiap- an kegiatan

Tersedia?

Tidak

Ya

Selesai

Menggunakan sarana

Semua anggota

Pembelian

Melakukan pembelian

Ketua dan panitia pelaksana

Memutuskan sarana yang akan dibeli

Ketua dan panitia pelaksana

Memeriksa ketersediaan sarana yang diperlukan

Panitia pelaksana

Menentukan sarana yang diperlukan

Panitia pelaksana

Melakukan identifikasi tujuan program KKG/MGMP

Panitia Pelaksana

Penggunaan sarana

Pemeriksaan ketersediaan sarana

Penentuan sarana yang diperlukan

 

Gambar 3. Diagram Alir Operasional Penyediaan Sarana KKG/MGMP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E. Standar Operasional Pengelolaan

Dalam penyusunan program KKG/MMP telah dipilih program-program yang menjadi prioritas, baik rutin maupun program pengembangan. Keseluruhan program menjadi tanggung jawab bersama seluruh pengurus KKG/MGMP. Tetapi, masing-masing program mempunyai panitia yang dipimpin oleh seorang penanggung jawab program atau person in charge (PIC).

 

Seorang PIC dengan panitianya tidak bekerja dari nol; ia sudah mempunyai term of reference (TOR) yang disusun oleh tim pengembang program. Tugas PIC hanyalah melaksanakan dan mengelola program itu sesuai dengan garis-garis besar yang tertuang di dalam TOR.

 

Allir pengelolaan program dalam Tabel 1 berikut ini adalah hal-hal yang dilakukan PIC mulai dari tahap persiapan, sekitar satu atau dua bulan sebelum pelaksanaan program. Tergantung pada karakteristik program, tahap persiapan itu dapat lebih singkat atau lebih lama; seminar nasional misalnya, memerlukan persiapan yang lebih lama.

 

Tabel 1. Alur Pengelolaan Program

 

Kegiatan	Sub Kegiatan	Pelaksana
A. Merancang kegiatan	1. Menyusun proposal program berdasarkan TOR	PIC
	2. Presentasi dan reviu proposal, sekaligus menyusun panitia	PIC dan pengurus
	3. Membuat deskripsi tugas panitia	PIC
	4. Mengesahkan panitia	Ketua MKKS
B. Rapat Koordinasi 1	1. Menjelaskan program kepada seluruh anggota panitia	Ketua panitia
	2. Membagi tugas kepada seluruh anggota panitia	Ketua panitia
C. Mengembangkan kegiatan	1. Menentukan kriteria dan jumlah peserta	Ketua panitia
	2. Menentukan materi/kegiatan	Ketua panitia
	3. Menentukan instruktur/nara-sumber	Ketua panitia
	4. Menyusun jadwal	Sekretaris

 

 

Kegiatan	Sub Kegiatan	Pelaksana
	kegiatan
	5. Membuat buku panduan	Sekretariat
	6. Membuat leaflet	Sekretariat
	7. Membuat undangan	Sekretariat
	8. Mengirim undangan	Sekretariat
D. Rapat Koordinasi 2	1. Mengecek kemajuan	Ketua panitia
	2. Menentukan langkah alternatif	Ketua panitia
E. Melaksanakan kegiatan	1. Membuat daftar hadir peserta dan narasumber	Sekretariat
	2. Melaksanakan kegiatan sesuai jadwal acara	Seksi acara
	3. Menyediakan materi	Seksi persidangn
	4. Menghadirkan instruktur/narasumber	Seksi persidangan
	5. Memandu dan mengarahkan kegiatan	Seksi persidangfan
F. Memonitor kegiatan	1. Memonitor kelancaran acara	Tim monev
	2. Memonitor kelengkapan materi	Tim monev
	3. Memonitor kehadiran instruktur/narasumber	Tim monev
	4. Memonitor interaksi antara peserta dengan instruktur	Tim monev
G. Rapat evaluasi kegiatan	1. Evaluasi acara	Tim monev dan panitia
	2. Evaluasi respon peserta	Tim monev dan panitia
	3. Evaluasi pemahaman peserta	Tim monev dan panitia
	4. Evaluasi manfaat program	Tim monev dan panitia
H. Melaporkan kegiatan	Membuat laporan kegiatan kepada stakeholders	Panitia

 

6. Standar Operasional Pembiayaan

Prosedur operasional pengusulan, penggunaan, dan pertanggungjawaban dana KKG/MGMP mengikuti diagram allir pada Gambar 3, 4 dan 5 di bawah ini.

 

Diagram Alir	Pelaksana	Uraian Kegiatan
MULAI
PENENTUAN	Panitia pelaksana	Memaparkan program KKG/MGMP   Mengidentifikasi kebutuhan biaya Menentukan sumber biaya Mengusulkan rencana anggaran biaya Memverifikasi usulan biaya Menyetujui atau merekomendasikan perbaikan usulan Melakukan penyempurnaan usulan penggunaan dana sesuai dengan masukan dalam pembahasan Menyampaikan usulan ke penyandang dana     Memverifikasi item usulan penggunaan dana Menyepakati usulan penggunaan dana atau merekomendasikan usulan untuk direvisi   Melakukan revisi usulan penggunaan dana sesuai rekomendasi Penyampaian ulang usulan penggunaan dana ke penyandang dana
JENIS PROGRAM	Panitia
	pelaksana
ANALISIS BIAYA	Panitia
	pelaksana Pengurus
PENGUSULAN
BIAYA
Tidak	Panitia
PEMBA-	pelaksana
HASAN
	Panitia
	pelaksana
PENYEMPUR
Ya                            NAAN
	Penyandang
	Dana
PENYAMPAIAN KE
PENYANDANG DANA
	Panitia
	Pelaksana
Tidak PEMBA-
HASAN
	Penyandang	Mencairkan dana
Ya REVISI	Dana
PENCAIRAN DANA
SELESAI

Gambar 3. Prosedur Operasional Pengusulan Dana KKG/MGMP

 

 

 

 

Diagram Allir		Pelaksana	Uraian Kegiatan
START			Pengurus menunjuk anggota tim khusus Pengurus menjelaskan tugas tim khusus Tim khusus menyusun laporan penggunaan dana dan melampirkan bukti penggunaannya Verifikasi item penggunaan dana dalam laporan Pengecekan semua bukti penggunaan dana sesuai item penggunaannya Menyepakati atau merekomendasikan penyempurnaan laporan penggunaan dana Melakukan penyempurnaan laporan penggunaan dana sesuai dengan masukan dalam pembahasan Setelah sempurna disampaikan ke sumber dana Verifikasi item penggunaan dana dalam laporan Pengecekan semua bukti penggunaan dana sesuai item penggunaannya Menyepakati laporan penggunaan dana atau merekomendasikan laporan untuk direvisi   Bila laporan penggunaan dana disetujui sumber dana, maka laporan tersebut selesai (STOP) Bila laporan penggunaan dana tidak disetujui sumber dana, maka laporan tersebut direvisi sesuai rekomendasi
		Tim Khusus
PENYUSUNAN LAPORAN DANA
		Pengurus dan Anggota
PEMBAHASAN	Ya
		Tim Khusus
Tdk
PENYEMPURNAAN		Sumber Dana
PENYAMPAIAN KE SUMBER DANA		Sumber Dana
OK?	Ya	Tim khusus	Tim khusus melakukan revisi laporan penggunaan dana sesuai rekomendasi Penyampaian ulang laporan penggunaan dana ke sumber dana
Tdk
REVISI
	STOP

 

G. Standar Operasional Penjaminan Mutu

 

Prosedur pelaksanaan penjaminan mutu KKG/MGMP mengikuti langkah- langkah berikut ini.